Abordons dans cette étude surement le plus gros projet qui nous ait été confié : centraliser les systèmes d’ information d’ une PME. Collaboration en mode TMA avec la société et ses équipes sur plusieurs années.
Constat initial
Secteur d’ activité : commerce de produits dédiés aux buralistes : produits de vapotage, e-liquides, accessoires et devices électroniques, gamme de cafés en grains et dosettes.
Assets IT
Assets RH
- ERP du commerce (Divalto)
- 2 sites e-commerce dédiés pro et particuliers (Magento / Woocommerce)
- Aucune gestion informatique des stocks, ni en terme de matières premières, ni en terme de produits finis
- Compta gérée en externe via cabinet sur prestations facturées
- Une équipe de production / fabrication (3 personnes)
- Une force de vente (15 commerciaux sur terrain) avec logiciel de prise de commande via CSV
- Une équipe de préparation de commandes (5 personnes)
Besoins clients
- Besoin d’un nouvel ERP plus moderne et modulaire, moins cher
- Pouvoir centraliser les flux de commandes et éviter d’avoir plusieurs outils et devoir faire des imports/exports manuels
- Avoir de la visibilité sur stocks pour anticiper les commandes et planifier les fabrications
- Pouvoir créer des modèles prédictifs de ventes basés sur des statistiques analysées par segment (pour compléter les gammes produits et lancer de nouvelles marques en adéquation avec cibles et marchés)
- Réduire les coûts de prestations comptable, et du personnel
- Se doter d’ outils marketing pour créer un poste de commercial digital
Solutions et gain en productivité obtenu
1. Création d’ un ERP sur mesure, basé sur des technos Web et CLOUD
- outil central pour la gestion des informations de l’entreprise : clients / produits / tarifs / stocks / commandes / ….
- outil modulaire et dédié au business, évolutif au besoin et compatible avec du transfert de flux dynamique
- suppression du coût lié à la licence mensuelle de l’ ancien logiciel
2. Développement de passerelles via API pour synchro du catalogue produits, des clients, des ventes entre l’ ERP, les sites e-commerce et le CRM de la force de vente
- maîtrise parfaite et unitaire des flux de données, fiabilisation des données
- toutes les commandes arrivent sur le même outils (force de vente CRM, magento, prestashop, marketplace etc..)
- meilleure maîtrise de la stratégie liée au catalogue produit et aux tarifs, une seule source qui push les données sur tous les canaux
- remontée de données sur les outils tiers : ex traitement des commandes qui arrive en live sur ERP, stock en temps réel, possibilité d’ activer / désactiver des items en cas de rupture pour éviter les reliquats, statistiques dynamiques sans délais
3. Agrégation des données de ventes, production, audiences pour créer des modèles prédictifs et analyser le marché
- Calcul précis des marges produit en ayant au même endroit les coûts de production, les coûts d’ achats, les tarifs de vente
- prévision de stock et matières premières nécessaires à anticiper en analysant les ventes des 3 derniers mois + ajout des projections grossistes
- rationalisation de la gamme par analyse de la rentabilité, en observant les produits à fort potentiel et au contraire ceux qui sont des flops
4. Développement d’un module de logistique pour prise de commande, génération de BL, facturation directement sur l’ERP
- possibilité de traitement en temps réel des équipes de préparation de commande
- outils pour gérer la logistique, zonage, édition de bon de livraison, picking
- alerte sur les stocks en temps réels pour optimisation de la logistique
- statistiques par croisement de données sur le rendement des personnels, force de vente, ROI
5. Développement d’ une passerelle technique avec CEGID pour la génération des écritures comptables et la transmissions des comptes de ventes au cabinet comptable
- remontée direct des ventes en comptabilité : diminution du risque d’ erreur et réactivité accrue du cabinet en cas de problème
- des heures de saisie économisées pour saisir les ventes, donc diminution du coût de prestation comptable
6. Création d’un module commercial pour préparation de tournée avec géolocalisation des clients, et rapport auto généré pour chaque client visité ou contacté par téléphone, dans le but de lui suggérer un panel de produit adapté à ses conso / commandes habituelles.
- optimisation des missions de la force commerciale, rationalisation des visites
- surveillance et audit de performance des agents commerciaux
- outil de pilotage marketing pour le directeur commercial
7. Création d’un outil de relance auto avec suggestion de promotions basées sur volume d achat
- mis en place de groupes tarifaires avec avantages commerciaux
- ajustement en live des promotions / remises pour les clients
- proposition d’incentives en temps réel aux clients club
Conclusion
Nous ne pouvons pas lister tous les projets mis en place durant ces 5 ans de collaboration tellement notre client débordait d’ idées.
Merci encore à ce PDG ambitieux et visionnaire qui a su comprendre que la maîtrise de l’ information et des outils digitaux allait booster son business en 5 ans et faire tripler la valorisation de sa société.
